Personvernerklæring

CLEF Group AS er behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles gjennom Skjemaradaren. Kontakt: hei@clef.no.

Når du søker opp en virksomhet og ser fristkalenderen, lagrer vi ikke organisasjonsnummeret eller resultatet av oppslaget i produktdatabasen. Opplysninger lagres først når du selv tar i bruk en funksjon som krever det, for eksempel fristvarsling eller venteliste.

• E-postadresse — når du oppretter fristvarsling, melder deg på ventelisten eller sender en henvendelse.
• Virksomhetsopplysninger og svar — når du oppretter fristvarsling, lagrer vi organisasjonsnummer, virksomhetsnavn og organisasjonsform sammen med svarene du ga i profilspørsmålene og hvilke varsler du har valgt, slik at vi kan sende riktige varsler.
• IP-adresse og tekniske opplysninger — behandles kortvarig for drift, sikkerhet og feilretting av vår plattformleverandør.
• Bruksstatistikk uten identifikatorer — for enkel, aggregert bruksstatistikk registrerer vi hendelser (som «kartlegging startet»). Bruksstatistikken inneholder ikke navn, e-postadresse, organisasjonsnummer eller en identifikator som følger brukeren eller økten.
• Forespørsel om gjennomgang — når du ber CLEF kontakte deg om resultatet, lagrer vi e-postadressen din sammen med organisasjonsnummer, virksomhetsnavn, organisasjonsform, antall oppgaver som gjelder og som bør avklares, og navn på inntil tre aktuelle oppgaver. De detaljerte svarene dine på kartleggingsspørsmålene sendes ikke med. For å begrense misbruk og automatiserte innsendinger kan vi kortvarig lagre en kontrollverdi som ikke kan brukes til å finne IP-adressen din, knyttet til forespørselen.

Når du oppgir et organisasjonsnummer, henter vi virksomhetsopplysninger fra Brønnøysundregistrene (Enhetsregisteret) — et offentlig, åpent register. Brønnøysundregistrene er en datakilde, ikke en databehandler for CLEF. Fristene beregnes med en forhåndsdefinert regelmotor; svarene dine behandles ikke av en språkmodell (KI), og Skjemaradaren bruker ingen KI-leverandører.

• Fristkalender og fristvarsling du ber om: avtale eller tiltak før avtale (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
• Venteliste og nyhetsoppdateringer: samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a).
• Oppfølging av en henvendelse du selv har sendt: vår berettigede interesse i å følge opp aktive henvendelser (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Du kan protestere mot denne behandlingen.
• Forebygging av misbruk og sikkerhetslogging: vår berettigede interesse i å beskytte tjenesten (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
• Forespørsel om gjennomgang du selv sender: når du ber CLEF kontakte deg for å gjennomgå kartleggingsresultatet, behandler vi e-postadressen din, virksomhetsopplysninger og en kort oppsummering av resultatet. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i å besvare og følge opp forespørselen din, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f.

Før vi sender fristvarsler, ber vi deg bekrefte e-postadressen via en lenke (bekreftelse via e-post). Du får ingen varsler før du har bekreftet. Hvert varsel inneholder en avmeldingslenke, og du kan når som helst melde deg av.

Når du selv oppretter fristvarsling eller melder deg på ventelisten, samles e-postadressen og virksomhetsopplysningene du oppgir i CLEF Group AS' felles kunderegister (CRM). Dette gjør vi for å levere og administrere fristvarslingen du har bedt om. Oppfølging om CLEFs andre tjenester skjer bare dersom du har gitt et eget, frivillig samtykke til det (avkrysningsboksen ved påmelding) — et samtykke du når som helst kan trekke tilbake. Registeret driftes av Lovable Cloud/Supabase innenfor EU/EØS på CLEFs vegne. Opplysningene samles i CLEFs eget kunderegister, og deles ikke med tredjepart for deres markedsføring. Kunder som et regnskapsbyrå selv legger inn i byråmodulen, deles ikke med kunderegisteret. Det samme gjelder når du ber CLEF kontakte deg om resultatet — da videresendes e-post, virksomhetsopplysninger og en kort oppsummering (ikke de detaljerte svarene) til kunderegisteret for oppfølging. Dokumentasjon av samtykke til informasjon om andre CLEF-tjenester og eventuell tilbaketrekking (tidspunkt, tekstversjon og status) oppbevares i kunderegisteret, som er systemet for slik samtykkedokumentasjon.

Bruker du den innloggede byråmodulen, behandler vi kontoopplysningene dine (e-post og påloggingsinformasjon) for å gi tilgang. Opplysninger om byråets egne kunder som legges inn i modulen, behandler CLEF på byråets vegne. Denne delen er foreløpig en pilot.

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet, og sletter eller anonymiserer dem etter faste frister:

• Ubekreftet fristvarsling (e-postadressen er ikke bekreftet): slettes senest 30 dager etter opprettelse.
• Aktiv fristvarsling: beholdes så lenge abonnementet er aktivt. Du kan når som helst melde deg av eller be om sletting.
• Avmeldt fristvarsling: kontaktopplysningene slettes senest 30 dager etter avmelding.
• Venteliste: slettes senest seks måneder etter at tjenesten er lansert, og uansett senest 24 måneder etter påmelding.
• Bruksstatistikk: slettes senest 12 måneder etter registrering. Aggregert statistikk uten personopplysninger kan beholdes lenger.
• Dokumentasjon av samtykke og tilbaketrekking (f.eks. samtykke til oppfølging om andre CLEF-tjenester): beholdes inntil 24 måneder for å kunne dokumentere at samtykket ble gitt og senere trukket tilbake.
• Forespørsel om gjennomgang: oppbevares kortvarig for å levere den til kunderegisteret, og slettes deretter (levert innen 30 dager, mislykket levering innen 90 dager). I kunderegisteret følger opplysningene de øvrige CRM-lagringstidene.
• Tekniske logger (IP-adresse m.m.): inntil 90 dager. Der loggene styres av vår plattformleverandør (Lovable/Supabase), følger sletting leverandørens egne rutiner.

Vi selger ikke personopplysninger.

Lovable Labs Incorporated leverer skyplattformen Lovable Cloud, som brukes til drift, lagring og utsending av automatiske e-poster for Skjemaradaren. Prosjektet er satt opp med datalagring i Europa. Lovable bruker underdatabehandlere, blant annet til lagring (Supabase) og e-postutsending. Enkelte underdatabehandlere er etablert utenfor EØS; Lovable opplyser at overføringer utenfor EØS reguleres av EUs standard personvernbestemmelser (SCC) der dette er nødvendig. Utgående e-post sendes fra avsenderdomenet notify.skjemaradar.clef.no via Lovables e-posttjeneste.

Personopplysningene lagres i EU. Enkelte underdatabehandlere er etablert utenfor EØS; slike overføringer skjer på grunnlag av EUs standard personvernbestemmelser (SCC) eller et annet gyldig overføringsgrunnlag.

Vi ber deg ikke oppgi særlige kategorier personopplysninger, og du bør ikke inkludere slike i fritekstfelt. Vi bruker kun nødvendige informasjonskapsler for innlogging og sikkerhet, og ingen tredjepartssporing eller annonseringskapsler. Bruksstatistikken bruker ingen identifikator — verken lagret på enheten din eller knyttet til økten (se «Hva vi samler inn»).

Du har rett til å be om innsyn i, retting av og sletting av personopplysningene dine, til å be om begrensning, og til å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Har du gitt samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst. Fristvarsler kan du melde deg av via lenken i hver e-post. Du kan også kontakte oss på hei@clef.no, og du kan klage til Datatilsynet.